○紀宝町情報公開事務取扱要綱
平成18年1月10日
訓令第6号
(趣旨)
第1条 この訓令は、紀宝町情報公開条例(平成18年紀宝町条例第8号。以下「条例」という。)に関し標準的な取扱いを定めるものとする。
(窓口で行う事務)
第2条 情報公開に関する窓口を総務課行政係(以下「情報公開総合窓口」という。)に置き、次に掲げる事務を行う。
(1) 情報公開に係る一般的な案内及び相談に関すること。
(2) 公文書公開請求書の記載指導及び受理に関すること。
(3) 情報公開請求のあった公文書を所有する課(所、室等を含む。以下「主務課」という。)との連絡調整に関すること。
(4) 公文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。
(5) 公文書保管目録及び公文書保存目録(以下「保管目録等」という。)の管理及び閲覧に関すること。
(6) 情報公開の実施状況の取りまとめ及び公表に関すること。
(7) 情報公開に係る広報及び職員の意識啓発に関すること。
(8) 紀宝町情報公開審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。
(主務課で行う事務)
第3条 主務課は、次に掲げる事務を行う。
(1) 情報公開の請求のあった公文書の検索及び特定に関すること。
(2) 情報公開の請求のあった公文書の公開、非公開等の決定に関すること。
(3) 情報公開の請求に対する決定のうち、その期間延長の決定に関すること。
(4) 条例第7条第5項に規定する第三者の意見聴取に関すること。
(5) 公文書公開等の実施に関すること。
(6) 公文書の写しの作成に関すること。
(7) 情報公開に係る処分についての審査請求及び訴訟の処理に関すること。
(8) 審査会に対する諮問に関すること。
(相談及び案内)
第4条 情報公開総合窓口は、公文書の公開の請求(以下「公開請求」という。)が条例の公開請求権によりなされる者かどうかを確認し、公文書の公開によらず情報提供で対応できる者の場合は、主務課へ案内し、又は常備の行政資料等を提供するものとする。
3 情報公開総合窓口で、公開を求められた公文書が他制度に該当する場合は、その旨を説明するとともに、当該制度等を所掌する主務課へ案内するものとする。
4 主務課は、公開請求があった場合は、請求が条例の公開請求権によりなされる場合は、情報公開総合窓口へ案内するものとする。
(主務課の特定)
第5条 情報公開総合窓口は、公開請求があった場合は、その内容及び保管目録等により、主務課を特定する。
(請求書の受理)
第6条 情報公開総合窓口に紀宝町情報公開条例施行規則(平成18年紀宝町規則第7号。以下「規則」という。)第2条に規定する公文書公開請求書(以下「請求書」という。)の提出があった場合は、情報公開総合窓口は、次に掲げる事項を審査し、適当と認めるときは、請求書を受理するものとする。
(1) 代理人による請求については、代理関係を明らかにする委任状等の提出を求めて確認すること。
(2) 同一人から同一の主務課に同時に複数の公開請求があった場合は、1枚の請求書により受け付けることができるものとすること。
(3) 公開請求しようとするものが求める公文書の内容が同一であっても、複数の実施機関に公開請求する場合は、実施機関ごとに請求書の提出を求めるものとすること。
(4) 請求書中請求者の住所の欄は、個人の場合は住所、法人その他の団体にあっては、名称、事務所又は事業所の所在地が記入されていること。
(5) 請求書中請求者の電話番号の欄は、請求者に確実かつ迅速に連絡することができる番号が記入されていること。この場合において、必要に応じて、個人の場合は自宅又は勤務先の区別、法人の場合は担当者氏名、内線番号等を記入させることができる。
(6) 請求書中公文書の名称その他公文書を特定するために必要な事項の欄は、原則として、保管目録等の件名が記入されていること。ただし、これにより難いときは、公文書が特定できる具体的な内容が記入されていること。
(7) 請求書中公開の方法の欄は、該当するいずれかにレ印が付記されていること。
2 情報公開総合窓口は、請求書の記載が不十分である場合又は不明確である場合は、その箇所を補筆し、又は訂正するよう請求者に要求できる。
3 情報公開総合窓口は、郵送による請求の場合は、当該請求書に必要事項が適正に記載されていることを確認し、公文書が確実に特定できるときは、受理するものとする。
4 前項の場合において、請求書の記載が不十分であるとき、又は不明確であるときは請求者に対して電話等でその箇所を確認し、請求者の了承を得た上で補正するものとする。
5 口頭又は電話による公開請求は、認めない。
(請求者への説明)
第7条 情報公開総合窓口は、請求書を受理した場合は、請求者に対して次に掲げる事項を説明するものとする。
(1) 非公開の場合があること。
(2) 公開には全部公開と部分公開があること。
(3) 請求書を受理した日から起算して15日以内に公開又は非公開の決定を行い、その結果を規則第3条第2項各号に規定する公文書公開決定通知書、公文書部分公開決定通知書又は公文書非公開決定通知書(以下「決定通知書等」という。)により請求者に通知すること。ただし、やむを得ない理由により、決定期間を延長する場合は、延長の期間及び理由を規則第3条第1項に規定する公文書公開決定期間延長通知書により請求者に通知すること。
(4) 公文書の閲覧は、無料であること。
(5) 公文書の写しの作成及び送付に要する費用については、実費負担であること。
(6) 公文書の公開を実施する日時及び場所並びに非公開決定の場合における非公開の理由は、規則第3条第2項各号に規定する決定通知書等により通知すること。
(公文書の内容検討等)
第8条 主務課は、情報公開総合窓口と協議を行い請求書の記載内容に基づいて、条例第2条第2号に規定する公文書に該当するかどうかを確認し、公文書を特定するものとする。
3 主務課は、請求書の記載内容に基づいて、条例第2条第2号に規定する公文書に該当しないことが判明した場合又は公開請求に係る公文書が存在しないことが判明した場合は、非公開に準じて決定し、規則第3条第2項第3号イに規定する公文書の存否を明らかにしない決定通知書により情報公開総合窓口を通じ請求者に通知するものとする。
(決定通知書等の記載事項等)
第10条 決定通知書等は、次に掲げる事項を記載するものとする。
(1) 年月日の欄は、公開又は非公開決定を行った年月日を記載すること。
(2) 公文書の内容の欄は、公文書の件名を記載すること。
(3) 公文書の公開の日時の欄は、公開する日時を記載すること。
(4) 公文書の公開の日時の欄は、決定通知書等が請求者に到着するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日以後の通常の執務時間内の日時を指定すること。この場合において事前に請求者と電話等により連絡を取り、請求者の都合の良い日時に合わせるよう努めること。
(5) 公文書の公開の場所の欄は、公開の場所を記載すること。この場合において、公開の場所は、原則として情報公開総合窓口を指定すること。
(7) 公開できるようになる時期の欄は、部分公開又は非公開決定を行ってからおおむね1年以内に、条例第9条各号のいずれかに該当する事由が消滅することにより、公文書を公開することができるようになることが明らかな場合は、その期日を記載すること。
(決定期間の延長)
第11条 主務課は、やむを得ない理由により公開又は非公開の決定を決定期間内に行うことができない場合は、その期間を延長することができる。
2 前項に規定するやむを得ない理由は、次に掲げる場合とする。
(1) 公開請求に係る公文書の内容が複雑で決定期間内に決定することが困難な場合
(2) 公開請求に係る公文書の量が大量で決定期間内に決定することが困難な場合
(3) 公開請求に係る公文書に第三者の情報が記録されており、当該第三者の意見を聴取する必要があり決定期間内に決定することが困難な場合
(4) 天災の発生その他不可抗力による一時的な事務量の増大により決定期間内に決定することが困難な場合
(5) 決定期間内に年末及び年始の期間が重なることにより、決定期間内に決定することが困難な場合
(6) その他決定期間内に決定することが困難であると認められる特別の事情がある場合
(公文書公開決定期間延長通知の記載事項等)
第12条 公文書公開決定期間延長通知書は、次に掲げる事項を記載するものとする。
(1) 年月日の欄は、公開・非公開決定期間延長決定を行った年月日を記載すること。
(2) 公文書の内容の欄は、公文書の件名を記載すること。
(3) 請求受理年月日の欄は、請求書を受理した年月日を記載すること。
(4) 決定期間満了年月日の欄は、請求書を受理した年月日から起算して15日目を記載すること。
(5) 延長後の決定期間満了年月日の欄は、可能な限り公開又は非公開の決定を行うことができる予定年月日を記載すること。
(公開の実施)
第14条 主務課は、公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書により指定した日時及び場所において主務課職員及び情報公開総合窓口職員立会いの下、公文書の公開を実施するものとする。
2 前項の場合において、主務課は、請求者に公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書の提示を求め、当該公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書の内容を確認した後、公文書の公開を実施するものとする。
3 第1項の場所は、原則として、情報公開総合窓口とする。
4 やむを得ない理由により、第1項の指定の日時に公文書の公開を実施することができなかった場合は、請求者と相談の上、別の日時に公文書の公開を実施することができるものとする。この場合において、新たに公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書の交付は要しないものとする。
(交付の方法)
第15条 文書、図面及び写真等の公文書の公開は、当該公文書を閲覧に供し、又はその写しを交付することにより行うものとする。
2 磁気テープ等及びフィルムの公文書の公開は、当分の間、紙媒体に印刷したものを閲覧に供し、又はその写しを交付することにより行うことができる。
3 非公開部分がページ単位で存在する公文書は、当該ページが取り外し可能なものは非公開部分を取り外し、取り外し不可能なものは公開部分のみを複写したものを閲覧に供し、又はその写しを交付することにより行うものとする。
4 同一ページに公開部分と非公開部分が併せて存在する公文書の公開は、当該公文書を複写し、非公開部分を黒インク等により塗りつぶし、それを再度複写したものを閲覧に供し、又はその写しを交付することにより行うものとする。
5 公文書を汚損又は破損するおそれのある場合その他事務に支障が生ずるおそれがある場合の公文書の公開は、当該公文書の写しを閲覧に供し、又はその写しを交付することにより行うものとする。
6 公文書の公開に当たって、請求者が公文書を汚損又は破損するおそれがある場合は、当該公文書の閲覧の中止を命ずることができる。
(公文書の写しの作成方法)
第16条 公文書の写しは、次に掲げる方法で作成するものとする。
(1) 公文書の写しの交付部数は、請求1件につき1部とすること。
(2) 文書、図面及び写真の写しの作成については、当該文書等を複写して行うこと。
(3) 磁気テープ等の写しの作成については、当該磁気テープ等を紙媒体に印刷して行うこと。
(4) フィルムの写しの作成については、当該フィルムを紙媒体に印刷し、又は複製を作成して行うこと。
(公文書の紙媒体への印刷方法)
第17条 公文書の紙媒体への印刷は、次に掲げる方法で行うものとする。
(1) 磁気テープ等の紙媒体への印刷については、電子計算機から帳票用紙に出力して行うこと。
(2) フィルムの紙媒体への印刷については、印画紙へ焼き付け、又は読取機から用紙に出力をして行うこと。
(費用の徴収方法)
第18条 情報公開総合窓口は、公文書の写しの作成に要する費用を、事前に現金で徴収する。この場合において、現金納付を受けたときは、請求者に対して領収書を交付するものとする。
2 情報公開総合窓口は、公文書の写しの郵送の請求があった場合は、事前に当該郵送に要する費用に相当する額の返信用切手を提出させるものとする。
(第三者情報の取扱い)
第19条 主務課は、条例第7条第5項に規定する第三者の意見を聴く場合は、当該第三者に対し口頭又は文書により通知し、当該第三者から原則として文書で意見を求めるものとする。
2 主務課は、第三者から意見を聴取した場合において、公開又は非公開の決定を行ったときは、当該第三者に対しその旨及び次に掲げる事項について通知するものとする。
(1) 当該決定の対象となった公文書の件名
(2) 当該決定の内容
(3) 当該決定の理由
(4) その他当該決定に関し必要な事項
(審査請求の受理)
第20条 公文書の公開又は非公開の決定について、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づく審査請求(以下単に「審査請求」という。)があった場合は、情報公開総合窓口は、審査請求をできるもの(以下「審査請求人」という。)の資格、審査請求の期間、その他の行政不服審査法に規定する審査請求の要件を具備しているかを審査し、適当と認めるときは、受理するものとする。この場合において、情報公開総合窓口は、その写しを主務課に届けるものとする。
2 前項の場合において情報公開総合窓口は、審査請求が不適法であって補正することが可能であるときは、相当の期間を定めて、審査請求人にその補正を命ずるものとする。
3 主務課は、情報公開総合窓口と協議の上、審査請求人が前項に規定する補正命令に応じない場合又は審査請求が不適法であって補正が不可能な場合は、行政不服審査法の規定により、当該審査請求を却下するものとする。この場合において、審査会に諮問することを要しない。
4 前項の場合において、却下の決定を行ったときは、その決定書を情報公開総合窓口を通じて当該審査請求人に送付するものとする。
2 主務課は、審査会から意見若しくは説明又は書類の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。
(審査請求に対する裁決等)
第22条 主務課は、審査会から答申があった場合は、当該答申を最大限尊重し、速やかに審査請求に対する裁決を行うものとする。この場合において、情報公開総合窓口と協議するものとする。
2 前項の場合において、棄却の決定を行ったときは、その決定書を情報公開総合窓口を通じて当該審査請求人に送付するものとする。
3 第1項の場合において、認容(部分公開を含む。)の決定をし、公文書の公開をするときは、その決定書を情報公開総合窓口を通じて当該審査請求人に送付するものとする。
4 主務課は、第1項の決定を行った場合において、当該公文書の公開に関し第三者から意見聴取を行ったときは、当該第三者に対し、口頭又は文書により決定の内容を通知するものとする。ただし、棄却の決定を行ったときは、この限りでない。
5 情報公開総合窓口は、審査請求台帳を作成するものとする。
(実施状況の公表)
第24条 実施状況の公表は、情報公開総合窓口において各実施機関の状況を取りまとめ、毎年5月末日までに行うものとする。
附 則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年1月10日から施行する。
附 則(平成28年訓令第6号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
(経過措置)
2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。