(目的等)

第1条　この訓令は、文書事務を迅速かつ正確に処理し、その効率的な運営を図るため、文書の取扱い及び管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書事務は、すべて正確かつ迅速に行い、能率的に処理し、常にその取扱いの経緯を明らかにしておくとともに、保管及び保存を的確に行わなければならない。

(定義)

第3条　この訓令において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書主管課長の責務)

第4条　文書主管課長は、文書の管理がこの訓令に従って適正かつ円滑に行われるよう指導するとともに、必要があると認めるときは、課等における文書の実態を調査し、又は文書の管理に関し、課長等に対し報告を求め、若しくは改善のための指示を行うことができる。

(課長等の責務)

第5条　課長等は、それぞれの課等における文書の管理を総括するとともに、その課等における文書事務を円滑かつ適正に処理するよう留意し、職員の指導に努めなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱副主任)

第6条　課長等の文書事務を補佐するため、課等に文書取扱主任及び文書取扱副主任を置く。ただし、課長等が必要がないと認めるときは、文書取扱副主任を置かないことができる。

(文書取扱主任の職務)

第7条　文書取扱主任は、課等における文書事務の処理及び管理が整然と行われるよう配慮し、次に掲げる事務を処理する。

(帳簿)

第8条　文書の取扱いに要する帳簿(以下「帳簿」という。)は、次のとおりとする。

(帳簿の作成)

第9条　帳簿は、会計年度により作成しなければならない。ただし、令達番号簿その他文書主管課長が定める帳簿は、暦年により作成するものとする。

(文書の左横書き)

第10条　文書は、すべて左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(文書の種類)

第11条　文書の種類は法規文書、公示文書、令達文書、往復文書、庁内文書及びその他の文書とし、その区別は別表に掲げるとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第12条　文書には、次のとおり記号及び番号を付さなければならない。

(文書の受領)

第13条　本庁に到達した文書は、文書主管課長が受領する。ただし、課等に直接到達した文書(第15条第2項に掲げる文書を除く。)については、当該課長等が受領する。

(料金の未納又は不足郵便物の取扱い)

第14条　郵便物を受領するに当たって郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発送されたもの又は文書主管課長が認めたものに限り、その未納分又は不足料金を納付して受領することができる。

(文書の配布)

第15条　文書主管課長は、受領した文書を主務課長に開封しないで配布するものとする。ただし、開封しなければ配布先が判明しない文書については、開封して配布するものとする。

(文書の収受)

第16条　課長等は、第13条ただし書の規定により受領した文書及び前条の規定により配布された文書を収受しなければならない。

(2以上の課等に関係する文書)

第17条　2以上の課等に関係する文書は、文書主管課長が最も関係の深いと認める課等に配布する。

(配布文書の処理の原則)

第18条　配布文書は、すべて主務課長が査閲し、直ちにこれを処理するように努めなければならない。ただし、重要事件又は異例のものは、町長又は副町長の指示を受けなければならない。

(主務課長主義)

第19条　文書の処理は、すべて主務課長が中心となり、絶えず文書の処理の促進に留意し、事案が完結に至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(起案)

第20条　すべての事案の処理は、文書によるものとする。

(起案上の留意事項)

第21条　起案文書は、次の事項に留意し、作成しなければならない。

(決裁)

第22条　決裁を要する文書は、起案者から課内を回議し、考査を経て順次上司に提出して、決裁を受けなければならない。

(代決)

第23条　職員が代決をする場合は、決裁欄に代決の表示をし、押印しなければならない。

(浄書及び番号)

第24条　決裁を受けた文書で発送すべきものは、起案者の責任において速やかに浄書しなければならない。

(公印の押印)

第25条　浄書済の発送文書は、紀宝町公印規則(平成18年紀宝町規則第6号)に規定するところにより、公印を押印しなければならない。また、特に必要がある場合は、「契」と契印する。ただし、次に掲げる文書については、公印を省略することができる。

(文書の発送)

第26条　文書の発送は、課等において直接発送の必要があるもののほか、文書主管課で行う。

(料金節減の取扱い)

第27条　文書を発送するときは、取扱いを比較し、最も経済的な方法により発送しなければならない。

(広報の登載文書の取扱い)

第28条　広報に登載を必要とする文書については、紀宝町広報活動に関する規則(平成18年紀宝町規則第12号)に定めるところにより取り扱う。

(文書の分類)

第29条　文書の分類は、別に定める。

(文書整理の原則)

第30条　文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にして、重要なものは、非常災害時に際して速やかに持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

(文書の整理)

第31条　処理が終了した文書(以下「完結文書」という。)は、定められた簿冊に、直ちにつづり込まなければならない。

(簿冊の整理等)

第32条　簿冊は、年度による文書は年度ごとに、暦年による文書は暦年ごとに、保存年限別に、かつ、文書分類別に区分し、整理することとする。

(簿冊の保管)

第33条　簿冊は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるよう保管しなければならない。

(保存期間)

第34条　文書の保存期間は、次に掲げるとおりとする。

(保存期間の決定)

第35条　簿冊の保存期間は、課等においてこれを決定しなければならない。

(簿冊の引継ぎ)

第36条　課長等は、第34条第3項に定める期間を経過した簿冊(1年保存及び常時使用する簿冊を除く。)を、毎年7月30日までに、文書主管課長が指定した方法により引き継がなければならない。

(簿冊の審査)

第37条　文書主管課長は、前条の規定により引継ぎを受けた簿冊(以下「保存簿冊」という。)を引継対象ファイルリストと照合し、簿冊名、保存年限、起年度、完結年度等を審査した上で整理し、保存期間が10年及び5年のものにあっては、保存箱の廃棄年度を記載し、書庫等に保存しなければならない。

(集中書庫での保存管理)

第38条　第34条第1項第1号から第3号までに属する簿冊で、文書主管課長へ引継ぎを行った簿冊は、集中書庫で保存管理する。

(危機管理)

第39条　文書主管課長は、天災その他の災害に即応できるよう文書の保管に留意するとともに、紛失、盗難等の予防にも万全を期さなければならない。

(永年保存文書の保存期間の見直し)

第40条　文書主管課長は、保存期間が30年を経過した永年保存文書について、以後の保存の必要性を再検討するよう、課長等に指示することができる。

(保存簿冊の廃棄)

第41条　文書主管課長は、毎年6月30日までに廃棄対象ファイルリストを作成し、課長等に対し廃棄すべき簿冊を通知しなければならない。

(継続保存を要する保存簿冊)

第42条　主務課長は、廃棄対象簿冊のうち、保存期間を経過しても、なお保存する必要があると認める簿冊については、廃棄対象ファイルリストに延長する理由等を付記し、文書主管課長に申し出なければならない。

(廃棄上の注意)

第43条　廃棄する文書で機密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、その部分を塗消、切断等の適切な処置をとらなければならない。

(保存簿冊の貸出し又は閲覧)

第44条　保存簿冊の貸出しを受けようとする職員又は閲覧をしようとする職員(以下「借覧者」という。)は、保存簿冊閲覧(借用)申請書(様式第9号)に必要な事項を記入し、文書主管課長に提出しなければならない。

(口頭で受理した事案の取扱い)

第45条　口頭申出に係る事案で文書を徴する必要のないと認めるものは、口頭受理簿(様式第10号)に登載し、上司の決裁を受けて処理することができる。

(電話による事務処理)

第46条　電話による往復事案で必要と認めるものは、電話処理簿にその要領を記載し、上司の閲覧に供しなければならない。

(庁外持ち出しの禁止)

第47条　文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ主務課長の許可を得たときは、この限りでない。

(部外者の閲覧)

第48条　関係職員以外の者で文書の閲覧を求めるものがあるときは、差し支えないと認める者に限り、主務課長の承認を得て閲覧させることができる。

(その他)

第49条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、文書主管課長が別に定める。

(施行期日)

第1条　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(収入役に関する経過措置)

第2条　この訓令の施行の際現に在職する収入役は、その任期中に限り、なお従前の例により在職するものとする。